Dagelijks verspillen kmo’s heel wat kostbare tijd aan repetitieve IT- en administratieve taken die perfect te automatiseren zijn. Hieronder ontdek je 10 typische tijdrovers die je vandaag al kan automatiseren.
1. Facturatie en opvolging van betalingen
Handmatige facturatie en het opvolgen van openstaande betalingen is foutgevoelig en tijdrovend. Door processen zoals factuurgoedkeuring en betalingsherinneringen te automatiseren, zorg je voor continuïteit en minder fouten. Denk aan goedkeuringsflows via Microsoft Power Automate.
2. Toegang tot systemen beheren met SSO
Nieuwe medewerkers moeten snel toegang krijgen tot de juiste apps en data, terwijl vertrekkers veilig uit alle systemen verwijderd worden. Dit proces is vaak versnipperd over verschillende tools en platformen, wat het foutgevoelig maakt.
Met Microsoft Entra ID automatiseer je het volledige gebruikersbeheer, van onboarding tot offboarding. Door ook single sign-on (SSO) in te zetten, loggen medewerkers bovendien met één veilige login in op al hun bedrijfsapplicaties. Minder wachtwoorden, minder IT-tussenkomst en een consistente beveiliging over alle platformen heen.
3. Inboeken van aankoopfacturen
Papieren of pdf-facturen manueel verwerken kost niet alleen tijd, maar is ook foutgevoelig. Door OCR-technologie (Optical Character Recognition) en integraties met je boekhoudsoftware kan dit proces volledig automatisch verlopen.
4. Vergaderingen voorbereiden en opvolgen
Agenda’s opstellen, deelnemers uitnodigen, notulen delen… Het organiseren van een vergadering vraagt meer werk dan je denkt. Door gebruik te maken van gedeelde notities in OneNote, taakopvolging in Microsoft To Do en automatische planningsvoorstellen in Outlook, stroomlijn je het hele proces voor én na de meeting.
5. Informatie zoeken in documenten of mappen
Zoeken naar dat ene bestand of die ene zin in een document is vaak tijdverlies. Met slimme zoekfunctionaliteit in Microsoft 365 en een goede SharePoint-structuur, vind je documenten sneller terug. Voeg daar Copilot aan toe en je krijgt zelfs directe samenvattingen of antwoorden.
6. Nieuwe medewerkers onboarden zonder chaos
Onboarding vraagt vaak coördinatie tussen HR, IT en teamleiders: hardware voorzien, toegang geven, documenten ondertekenen, opleidingen inplannen… Zonder structuur leidt dit al snel tot gemiste stappen en frustraties.
Door een onboarding-template te maken in Microsoft Planner, krijgt elke nieuwe medewerker een visueel, gestructureerd stappenplan. Taken worden automatisch toegewezen aan de juiste personen, deadlines zijn duidelijk zichtbaar en opvolging verloopt gestructureerd.
7. Interne communicatie over praktische zaken stroomlijnen
Dagelijks komen er dezelfde vragen binnen: “Waar vind ik de template voor facturatie?”, “Wat zijn de standaard PowerPoint-slides?”, of “Wie is het aanspreekpunt voor nieuwe leveranciers?”. Dergelijke vragen leiden tot onderbrekingen en tijdverlies.
Met een interne kennisbank in SharePoint verzamel je alle praktische informatie en veelgestelde vragen op één centrale plek. Nog krachtiger wordt het wanneer je Word- en PowerPoint-templates beheert in een centrale documentbibliotheek. Zo worden ze automatisch zichtbaar in de opstartschermen van Word, Excel en PowerPoint, rechtstreeks beschikbaar voor iedereen binnen je organisatie, zonder zoeken.
Dat bespaart niet alleen tijd, maar garandeert ook consistentie in alle documenten die je team aanmaakt.
8. Vergaderingen automatisch plannen via Microsoft Bookings
Het heen-en-weer mailen om een geschikt moment te vinden voor een vergadering kost vaak verrassend veel tijd. Zeker als je met externen werkt of meerdere collega’s moet betrekken.
Met Microsoft Bookings bied je een gepersonaliseerde boekingspagina aan waarop interne en externe deelnemers zelf een moment kunnen kiezen dat past binnen jouw beschikbare tijd. Je koppelt Bookings aan je Outlook-agenda, stelt vooraf de duur en het type afspraak in en laat de rest automatisch verlopen, inclusief bevestigingen, herinneringen en Teams-links.
9. Manuele rapportering en statusupdates
Elke maand opnieuw rapporten maken in Excel, data kopiëren tussen tabbladen of updates verzamelen via e-mail: het kost massa’s tijd én verhoogt de kans op fouten.
Met Power BI automatiseer je het verzamelen, verwerken en visualiseren van data. Je koppelt databronnen zoals Excel, SharePoint-lijsten of je ERP, en de rapporten worden automatisch ververst. Teamleden en management krijgen zo altijd realtime inzicht zonder manueel werk.
10. Aanvragen standaardiseren met digitale formulieren
In veel kmo’s verlopen interne aanvragen nog ad hoc: via e-mail, telefoon, of zelfs post-its op een bureau. Denk aan aanvragen voor opleidingen, nieuw materiaal, softwaretoegang of praktische werkafspraken zoals thuiswerk. Dat zorgt voor chaos, dubbel werk en fouten of erger: het raakt gewoon vergeten.
Met Microsoft Forms maak je snel en eenvoudig digitale formulieren die je intern kan gebruiken voor elk type aanvraag. Door deze formulieren te koppelen aan Power Automate, stuur je ingevulde aanvragen automatisch door naar de juiste verantwoordelijke, mét meldingen, logging en opvolging.
Bovendien kan je de data centraal opslaan (bijvoorbeeld in SharePoint), zodat je achteraf ook eenvoudig analyses of opvolgingen kan doen. Geen losse e-mails meer, geen manueel sorteerwerk, wel een duidelijk en schaalbaar proces voor elke aanvraag.
Productiviteit verhogen met AI: een strategische keuze
Door repetitieve taken slim te automatiseren, creëer je ruimte voor wat écht telt: waarde toevoegen voor je klant. Automatiseren is dus geen doel op zich, maar een hefboom voor groei, efficiëntie en welzijn binnen je organisatie.
Wil je je administratie automatiseren als kmo, je boekhouding automatiseren of je volledige backoffice efficiënter maken? Dan is het nu het moment om te starten. De technologie is er. Het enige wat je nog nodig hebt is de juiste partner.
Benieuwd hoe jouw kmo vandaag al winst kan halen uit automatisatie?
Plan een vrijblijvend adviesgesprek in met een NTX-expert en ontdek de quick wins voor jouw organisatie.
