Groep Callens kiest voor klantgericht digitaliseren met NTX

Verzekeringskantoor Groep Callens stond voor een tweeledige uitdaging: groeien om hun werking verder te professionaliseren én tegelijk de persoonlijke service te blijven garanderen. Met NTX als partner bouwden ze aan een moderne en persoonlijke werkomgeving.

Grenzeloze ambitie

In 1995 richtte Rudy Callens het onafhankelijk verzekeringskantoor uit Stabroek op. Toen in 2016 zijn kinderen Inge en Steven het roer overnamen, stelden ze enkele uitdagingen vast.

Groei om te professionaliseren
Ze merkten dat er nood was aan schaalvergroting om hun dienstverlening naar een hoger niveau te tillen: professioneler, kwalitatiever en met de juiste kennis en tools in huis. In 2016 en 2021 volgden er dus twee overnames, waardoor Groep Callens uitgroeide tot een middelgroot familiebedrijf. De uitdaging: het evenwicht bewaren tussen de persoonlijke service van een klein kantoor en de digitale slagkracht van een grote speler.
Persoonlijke toekomstvisie
Bij de zoektocht naar deze mogelijkheden, reikte de ambitie verder dan ‘gewoon moderniseren’. Groep Callens wilde digitale processen en tools die op lange termijn ondersteunen, zonder het persoonlijke contact te verliezen. Werken op afstand heeft zeker zijn waarde, maar in hun ogen kan niets op tegen een fysieke ontmoeting met de klant.

Dit zeggen onze klanten

"Dankzij onze private cloud-opstelling hebben we volledige controle over onze data, terwijl we toch profiteren van de schaalvoordelen en automatisering van de cloud. "

Steven Callens Bestuurder ITAA Fiscaal accountant Groep Callens

Stressvrij gerealiseerd

NTX vertaalde dit met een integrale transformatie naar de moderne werkplek:

De fysieke werkomgeving op kantoor werd gemoderniseerd en uitgerust om hybride werken te faciliteren: PC’s werden vervangen door laptops en vergaderzalen werden voorzien van camera’s en schermen voor videoconferencing.
Alle dossiers werden gemigreerd naar de cloud. Zo kan elke medewerker ook bij klanten en van thuis uit dossiers opstellen en opvolgen.
Daarnaast startte Groep Callens ook met Voice over IP (VOIP), ofwel telefonie in de cloud.
Alle klant- en boekhoudgegevens van de overgenomen kantoren werden naadloos gemigreerd naar Brio, het softwarepakket van Groep Callens, zonder onderbreking.

De resultaten

Het digitale fundament biedt Groep Callens een solide en toekomstgerichte basis. Alles is uitgerust om vanop afstand te kunnen werken, zonder de persoonlijke fysieke contacten te verwaarlozen. Zo wordt er intussen een gulden middenweg gekozen, zoals Teamsmeetings met klanten die ver wonen, maar fysieke meetings voor het samenstellen van dossiers of het overleggen van bepaalde projecten met het team.

Optimale klantgerichtheid

24/7 toegankelijkheid

100% future proof

Maximale schaalbaarheid