Grenzeloze ambitie
ShowTex werd in 1983 opgericht door twee mannen, maar het bedrijf evolueerde al snel tot een internationale speler met meer dan 300 fulltime specialisten in landen zoals Canada, China, Australië en Zuid-Afrika.
Deze groei is een uiterst goed teken, maar het brengt wél verschillende uitdagingen met zich mee.
- Controle en overzicht
Door een gebrek aan een centraal informatiesysteem ontstaat er een wildgroei aan informatie(kanalen). Bestanden worden via e-mail of losse platformen gedeeld, waardoor documenten verloren geraken en medewerkers veel tijd verliezen met zoeken.
- Opleiding voor goed gebruik
Niet iedereen is even opgezet met nieuwe werkmethodes. Je zit met medewerkers van verschillende culturen en leeftijden. Het is dus noodzakelijk om gebruikers te motiveren, te betrekken en op te leiden om verkeerdelijk gebruik te voorkomen. Denk maar aan het per ongeluk deleten van bestanden.
Stressvrij gerealiseerd
Voor de specifieke vraag van ShowTex was er eigenlijk maar één oplossing: Office 365, en meer bepaald Microsoft Teams. NTX ging met ShowTex aan de slag:
- In Microsoft Teams kreeg elke projectgroep een communicatiekanaal waar de projectleden hun communicatie konden voeren. Zo was er minder verwarring en dubbel werk.
- Een verantwoordelijke binnen ShowTex werd bevoegd om centraal en gemakkelijk bewerkingsrechten in te stellen om wildgroei en verkeerd gebruik te voorkomen.
- Samen werd er een structuur opgesteld: er werden afspraken gemaakt over de naamgeving van communicatiekanalen en documenten én er werd beslist wie er bevoegd is voor het aanmaken van communicatiekanalen.
- Het personeel kreeg een heldere opleiding over Microsoft Teams. Op die manier voelden ze zich meteen betrokken bij de nieuwe werkmethodes en vergemakkelijkte het de integratie.
